Problemas mais comuns na organização de eventos

O trabalho de um organizador de eventos é, certamente, cheio de surpresas. Acima de qualquer preparação, é necessária também percepção, para imaginar todo o tipo de adversidade que pode ocorrer.

Desde as mais comuns, como problemas técnicos no som ou então distribuição equivocada de alimentos, até para coisas ainda pouco prováveis, mas certamente perigosas, como curtos circuitos, apagões e acidentes!

Problemas na organização do evento

Vamos citar aqui um dos principais problemas encontrados em organizações de eventos.
Um dos problemas mais comuns em eventos é a ociosidade do cliente em questão.

Sabemos que a comunicação é uma chave importante para compreender as pessoas, logo, a comunicação também é uma ponte que permite ao organizador conhecer melhor seu cliente e saber o que poderá ser feito para agradá-lo e evitar coisas que podem desagradá-lo.

Contudo, sempre existirão aqueles que possuem uma agenda muito apertada para de fato trocar ideias, ainda mais com a vida corrida que muitos levam atualmente.

Ainda assim, mesmo nessas situações chatas, é essencial a capacidade do organizador, e sua experiência, para dar a volta por cima, mas é claro que a participação do contratante ajuda muito em vários aspectos.

É importante ressaltar que o trabalho de um organizador abrange diversas áreas, desde uma perspectiva burocrática à jurídica. Por isso, é necessário sempre estruturar uma equipe que possua harmonia entre si.

Todavia, é também muito comum encontrar trabalhadores sem ânimo ou preparação.

Apesar disso, essas situações podem ser contornadas pelo organizador, através da capacidade de se comunicar com sua equipe, estabelecer as metas e propor diálogos transparentes, assim como também precisa injetar ânimo para que todos façam sua parte no serviço.

Existem também situações onde a escolha do espaço não é adequada a determinado evento.

Falamos nisso abrangendo a questão da temática da celebração como também da quantidade de pessoas que salão ou local escolhido pode suportar. Isso é dado muitas vezes por conta de um orçamento mais estruturado.

Um espaço para eventos deve seguir um padrão bem rígido para que possa ser usado para sediar eventos; a localização dos bares, banheiros, quantas pessoas pode suportar são alguns desses requisitos.

É dever do organizador averiguar, antes de tudo, se o local escolhido é adequado.

Problemas com a parte elétrica podem ocorrer também, e muitas das vezes, também, podem estar relacionados com o clima.

Apesar de não serem muito comuns, momentos no qual há um apagão durante uma festa tornam o clima desconfortável.

Assim como o organizador deve avaliar o local, previamente, para saber se possui a estrutura necessária, precisa também consultar com eletricistas a parte elétrica e se há geradores.

Um gerador de energia pode salvar muitos eventos que passam por isso.
Na procura por espaço para eventos em Santo André, podemos notar que muitos destes salões possuem geradores já considerando futuras inconstâncias na rede elétricas.

Como se precaver

Algumas situações simplesmente não podem ser controladas, como, por exemplo, uma tempestade que acaba por danificar os cabos elétricos e gera um apagão.

Todavia, é importante se preparar para todo tipo de situação, por mais desafiadoras que possam parecer.

Organize-se e faça sempre um controle dinâmico dos convidados. É possível virem mais pessoas do que o esperado, algumas acompanhando outros convidados, por exemplo.

Invista sempre no aluguel de mesas e cadeiras extras para evitar a falta de locais e também analise bem o salão de festas escolhido – e veja se podem suportar mais pessoas que o esperado.

Dito isso, podemos resumir a dica em: sempre tenha espaço extra.

Festas ao ar livre

Se a festa é realizada ao ar livre, porque não buscar uma decoração que ressalte isso?

O aluguel de mesa rústica é bem em conta, além de que essas mesas possuem um material resistente e tamanho que se adequada ao tamanho da família.

Outro benefício desses tipos de mesa está em sua estética, que combina perfeitamente com eventos de acampamento, piquenique e até aniversários e casamentos, quando feitos ao ar livre.

Em caso de curto-circuito de equipamentos de som e materiais elétricos em geral, possua peças extras para efetuar a troca. Evite também fazer isso sozinho, a menos que já possua instrução.

Algumas equipes de evento contam com eletricistas e também com socorristas, para caso de acidentes. Ter um gerador de emergência também é importante.

E por fim, mantenha a calma. Eventos podem ser estressantes, mas um organizador não pode se permitir estressar.

É preciso sempre pensar em alternativas para contornar as diversas situações e a forma de lidar com elas vai melhorando à medida que se ganha experiência.