Organize um evento de grande porte por meio desses 10 passos

5 de junho de 2018

Estima-se que, o primeiro evento da história ocorreu em 776 a.C. na Grécia, com a primeira Olimpíada e aconteciam em datas pré-estabelecidas, de quatro em quatro anos.

Foram precursoras no que, hoje chamamos, de calendário para eventos e permitia que os gregos se organizassem e treinassem com antecedência.

Séculos depois, os romanos se reuniam em arenas, para assistir espetáculos grandiosos com homens fortes, animais extravagantes, engolidores de fogo e gladiadores, o chamado período do “pão e circo”.

Anos depois, durante a dinastia de Nero, essas arenas passaram a ter outra função, exibindo shows de horror e sangue, principalmente em perseguição aos cristãos.

Com isso, os artistas, por exemplo, passaram a procurar outros locais para exibir os seus trabalhos, como feiras, praças, igrejas, etc.

Depois, por volta de 1776, o inglês Philip Astley, criou o circo que conhecemos hoje, aquele de tenda fechada e cercada.

Daí surgiu o termo “coming events” (“vai haver um acontecimento hoje” em tradução livre), proporcionando grandes encontros sociais.

Conheça modelos de eventos

Atualmente, podemos encontrar diversos tipos de eventos e que proporcionam grande fonte econômica, social e de grande abrangência do conhecimento. Vamos ver os principais tipos a seguir.

Eventos sociais: open house, noivado, jantar, banquete, festa beneficente, coquetel, chá, brunch, café da manhã, almoço, etc.;
Eventos profissionais: condecoração, visita técnica e institucional, leilão, desfile de moda, coffe break, etc.;
Eventos oficiais: posse, assinatura, inauguração, homenagem e premiação;
Eventos técnico-científicos: feira, convenção, simpósio, seminário, reunião, painel, mesa redonda, fórum, congresso, conferência, etc.;
Eventos artísticos: exposição, mostra, show, vernissage, etc.;
Eventos culturais: torneio, tarde de autógrafo, formatura, entrevista coletiva, concurso, etc.;
Eventos religiosos: primeira comunhão, casamento, batizado, bar e bat-mitzva, etc.

Saiba como realizar um evento de forma organizada

Por exemplo, se você utiliza da tipologia errada e divulga um evento como um Painel, onde os participantes não interagem com os mediadores, diferente de uma Mesa Redonda, onde o público pode debater, frustrações e insucessos irão gerar críticas pesadas.

Contratar uma empresa de equipamentos de iluminação para festas, sem experiência no mercado, também pode prejudicar o seu evento.

A organização de um evento, exige extremo cuidado e possui três fases importantes: o pré-evento, o evento e o pós-evento.

Vamos citar abaixo, 10 passos para que o seu evento de grande porte tenha êxito:

1) Escolha o tema

Ponto chave para o sucesso do seu evento, o tema irá preservar em profundidade, o motivo do encontro e auxiliará as próximas etapas do planejamento.

Bem como, se precisar utilizar equipamentos, como Jogo de luz, cenografia, entre outros. Pesquise sobre temas atuais e concorrentes.

2) Estabeleça se o evento será pago ou gratuito

A busca por patrocinadores e apoiadores, é fundamental para realizar o evento. Defina com antecedência se serão cobradas as entradas.

Eventos grandes, com variadas atrações, comidas e bebidas, palcos em estrutura backdrop e sistemas complexos de iluminação, podem precisar de pagamento de ingressos.

Porém, eventos gratuitos, podem chamar mais público pois, auxilia no desenvolvimento de um bom mailing, por exemplo.

3) Defina o público alvo e quantidade de participantes

Pense o perfil de quem se interessa pelo evento, como: sexo, faixa etária, de onde virão, o que será promovido, etc. Depois, estipule o total de pessoas que o local comportará.

4) Inclua no plano o local, data e horário

Após definir o tema, orçamento e público, veja qual o melhor dia, horário de início e término, intervalos, bem como, o local do evento. Cuidado com eventos similares ou grandiosos no mesmo dia.

5) Defina os convidados especiais

Quem serão as atrações do seu evento? Escolha a partir do tema e público alvo, profissionais que agreguem valor ao encontro.

Não esqueça de providenciar água, papel e caneta, bem como, um camarim no caso necessário.

6) Escolha os materiais impressos necessários

Geralmente, são indispensáveis convites e flyers, banners, pastas e blocos de papéis, e material promocional que imprima a identidade do tipo de evento.

7) Providencie e confira os equipamentos que serão utilizados

Algumas empresas, locam equipamentos, como projetor, tenda estrela, iluminação neon, cenário, flip chart, lousa, etc. Confira antes do evento o funcionamento, testando tudo.

8) Divulgação é fundamental

Faça o plano desta divulgação, com boa antecedência e utilize todos os meios possíveis, como: mídia impressa regional e local, mídias sociais, entre outros, sempre voltados para o público alvo.

9) Acompanhe o evento dias antes, durante e pós realização

Monte a equipe e acompanhe todos os departamentos, mesmo aqueles que não domine a função.
Nesse caso, estabeleça um profissional responsável, por exemplo, um chefe de cozinha.

10) Pós-evento

Invista em questionários de opinião, colete comentários dos profissionais que atuaram no evento, faça relatórios detalhados, utilize o mailing para agradecer a presença.

Enfim, não esqueça desse detalhe pois, é justamente por isso que muitos organizadores de eventos falham.