Organizando um evento eficiente

Produzir um evento corporativo é uma tarefa complexa, mas isso é muito simples de se entender. Afinal, trata-se de um conjunto de pessoas trabalhando juntas para que no fim tudo ocorra certo.

Além do mais, é preciso gerenciar diversos processos, como coordenar fornecedores, criar um sistema logístico sustentável e também via de regra agradar os convidados que ali estão.

Um grande segredo para que o evento consiga sucesso é a organização, isso porque é ela que te ajudará na definição da decoração de festa, da logística dos convidados, do que vai ser servido nos coffee breaks, no buffet em casa e assim por diante.

Por isso, que nesse artigo veremos algumas dicas valiosas de como fazer uma organização de eventos eficiente e agradável, de maneira a atender a todos e a tudo, sem ter aquela ‘famosa’ dor de cabeça.

Produzindo um evento ou workshop de qualidade

Uma festa só é planejada quando há interesses em comum a serem debatidos, dessa maneira, quando uma empresa monta um evento ou workshop tem como objetivo algumas coisas, como:

• Aumentar a visibilidade da marca;
• Promover novos contratos;
• Fortalecer a relevância da organização;
• Se portar como referência no mercado.

Além disso tudo, o evento é uma grande oportunidade de aumentar o público tanto no mercado B2B (de empresa para empresa) como no B2C (de empresa para o público final), seja para venda de curso de áudio, de produtos industriais ou outros.

Passo a passo para que o evento aconteça

Para que a ocasião seja um sucesso, são necessários alguns processos. Dessa forma, um dos primeiros passos para começar a investir é:

Escolha o tema do evento

Para que o evento se desenvolva de forma orgânica e saudável, é importante que ele corra por meio de um assunto chave. Isso garante que o evento tenha um posicionamento consistente e tenha a definição dos convidados e assim por diante.

Além do mais, o tema consegue ajudar na definição dos artigos para festa, ou melhor dizendo, artigos de decoração para o ambiente. Isso também permite que se encontre referências quanto ao tema que foi escolhida.

Defina se o evento terá ingressos ou de graça

Esse é um tópico muito importante, pois isso definirá o acerto do evento. É o primeiro passo para o planejamento do evento. Assim, se você pretende fazer uma festa grande, com buffet para festa, atrações ou shows, fazer o evento gratuito pode não ser rentável.

Porém, em alguns casos, eventos gratuitos atingem grande público, gerando mais uma gama de dados de potenciais clientes.

Qual é o público e número de participantes?

Saber quem é o seu público ajudará a definir as atrações, de modo que ele todo venha ter uma unidade no que for falado.

Além do mais, saber quantas pessoas serão estimadas no evento, permitirá você saber se terá que ser feito em algum lugar grande e fechado, ou então em um lugar aberto e recorrer ao aluguel de tendas, assim, haverá a estimação do tamanho da festa.

Defina os palestrantes

Definir os palestrantes é essencial, pois grande parte do seu evento estará ligado a eles. Assim, escolher os melhores palestrantes no tema é um grande acerto, porém, sempre deve estar atrelado também ao orçamento.

Afinal, grandes palestrantes têm grandes cachês, fora a logística que isso exigirá. Assim, pesquise, envie emails e se preocupe com essa parte.

Use a tecnologia ao seu favor

Além dos antigos métodos de divulgação que são importantes e imprescindíveis, como os panfletos, banners e painéis, existe hoje a divulgação virtual.

A divulgação virtual é feita por meio das redes sociais, por vídeos, posts, fotos e muito mais. Além disso, dependendo do tamanho da festa, você pode criar um aplicativo.

O aplicativo pode conter diversas informações acerca dos eventos, como o cronograma, os horários, mapas e espaço para reclamações pontuais, tudo permitindo uma melhor gestão de tudo o que estiver acontecendo. Assim, a tecnologia é uma grande aliada para os eventos.

Como vimos, organizar uma festa demanda tempo e, principalmente, planejamento. Cada coisa deve encaixar na outra para que assim o evento consiga se desenvolver.

Para isso, procure uma equipe eficiente, que consiga lidar com alguns percalços sozinha e que sempre esteja comprometida com a execução do evento. Assim, a marca ganha, os colaboradores ganham e o mundo dos negócios também.