O que cabe a uma empresa organizadora de eventos?

O propósito de uma produtora de eventos é planejar e organizar. Todavia, seus serviços não se resumem somente a isso.

O trabalho dos profissionais nessa área, conhecidos como organizadores, está em diversos segmentos. Cabe a estes profissionais, sistematizar todo o conceito de festas e eventos.

Desde a escolha da decoração, lista de convidados, sistemas de som, equipe de alimentação entre outras atividades.

Os organizadores devem possuir certa sensibilidade na hora de lidar com os clientes.

O que um profissional da área de eventos precisa?

Para festas e comemorações em geral, um organizador de eventos precisa estar sempre em contato com o contratante. Isso facilita bastante o trabalho de decoração.

Possibilitando uma escolha mais adequada ao que foi idealizado pelo cliente. Para trabalhar nessa área, é importante que o profissional seja conhecedor das novas tendências.

E seja capaz de trazer ideias únicas e funcionais, que sejam capazes de melhorar ainda mais os eventos. Inclusive, estar atualizado também implica em ser capaz de se adaptar.

Uma vez que a procura por empresa de organização de eventos, vem crescendo nos últimos anos, o perfil dos clientes varia bastante, então esses planejadores precisam ser capazes de ouvir empaticamente a cada um.

É imprescindível que o organizador de eventos também possua pontualidade e metodologia. Esses detalhes melhoram a imagem do profissional, tornando-o mais qualificado e requisitado.

Tendo em vista a quantidade de pessoas com que lidam e a quantidade de afazeres que assumem, a anotações precisam fazer parte do cotidiano desses profissionais.

Esses pequenos lembretes também podem ser usados para guardar nomes de contatos importantes, empresas de serviços, como o aluguel de ar condicionado, orçamentos variados, etc.

Com o tempo, vai se incorporando esses hábitos à rotina, facilitando o trabalho de organização. A comunicação é outra chave fundamental, para os que buscam ou já trabalham na área.

E não somente saber se comunicar com os clientes, mas ser capaz de negociar. É possível realizar eventos de bom gosto, mesmo com orçamentos apertados, uma vez que a pechincha pode ser uma grande aliada.

Ter uma base de conhecimento técnico, também é uma ferramenta importante. Apesar de não ser um atributo obrigatório, é um diferencial no currículo do profissional.

Esses conhecimentos podem ir desde conhecimentos elétricos e de sistemas de refrigeração, até saber auxiliar na manutenção e instalação de ar condicionado, em locais que não contam com essa estrutura, por exemplo.

No cenário, cursos de marketing, logística, informática, tecnologia, decoração de interiores e, até mesmo, psicologia tornam-se grandes aliados. A contratação de uma empresa organizadora garante ao cliente:

• Contar com profissionais adequados;
• Conhecer formas de decoração mais inovadoras;
• Uma gestão mais ampla dos gastos;
• Contratação de equipes extras, como de buffet;
• Avaliação da estrutura onde será realizado o evento;
• Resultado final mais próximo ou superior ao que se imaginou.

Dicas para a decoração e segurança

Planejar e decorar um evento, deixa de ser um desafio no momento em que há uma preparação prévia por parte da equipe de organização.

Eventos em SP costumam sofrer com a falta de espaço no local escolhido, inclusive, esse é um dos principais problemas encontrados no mercado.

Para contornar isso, é importante haver um controle do número de convidados e também uma visita prévia ao local que sediará a comemoração, conhecer a estrutura e analisar a capacidade de suportar o porte do evento.

Não somente isso, mas é necessário realizar a verificação de medidas básicas de segurança, como:

• Prazo de validade dos extintores;
• Localização das saídas de emergência;
• Localização de banheiros;
• Situações dos geradores e do sistema elétrico;
• Etc.

A decoração precisa ser planejada de maneira dinâmica e de acordo com os gostos do cliente – que pode ser uma pessoa física ou empresa.

Tendas para eventos corporativos e estandes são escolhas atuais, pois criam ambientes a parte, podendo ser gazebos ou, até mesmo, tendas infláveis.

O aluguel de tendas para festas é feito em quase todo o país e seus preços podem variar de R$500,00 R$1.000,00, de acordo com as dimensões.

O uso de placas em eventos facilita o tráfego de pessoas dentro do espaço, reduzindo acidentes e proporcionando praticidade aos convidados.

As placas podem contar com indicações de espaços de maior interesse público, como guiar os visitantes até os banheiros, locais de alimentação, saídas, etc.