Evento corporativo: como fazer o planejamento financeiro?

O planejamento financeiro de um evento corporativo é uma das etapas mais importantes para que tudo saia conforme esperado.

O controle do dinheiro serve justamente para que haja uma maior qualidade daquilo que é servido aos participantes, como um coffee break corporativo.

Acompanhe este artigo para saber como elaborar um planejamento financeiro adequado.

Determine o custo do evento

O primeiro passo para um bom planejamento financeiro deve ser estabelecer o custo total que pode ser gasto com o evento corporativo.

Afinal, assim é possível ter um melhor direcionamento das etapas do evento, além de que os serviços não ultrapassarão o valor já estipulado.

Na primeira fase da organização, procure adequar os principais objetivos do evento com o valor disponível para sua promoção. Nessa etapa, também inclua uma reserva para imprevistos. 

Assim, caso esse valor não seja utilizado em nenhuma emergência, poderá ser utilizado para brindes corporativos, ou ainda, para a realização de um outro evento.

Faça a listagem das etapas

Na sequência, organizar as etapas do evento corporativo é vital. Aqui, pondere a possibilidade de dispensar custos desnecessários, mantendo somente o que é essencial para os participantes.

Inclusive, é nessa etapa que são definidas as quantidades relacionadas à:

• Alimentação;
• Utensílios;
• Brindes;
• Espaço.

Logo, considere que um evento corporativo interno não demanda profissionais para servir, mas em um evento maior pode ser que seja preciso contratar um buffet e demais serviços.

Por fim, não deixe de lado a segurança e a limpeza, bem como uma boa logística de entregas de caneca para colocar foto.

Busque bons fornecedores

Agora é o momento de contatar os principais fornecedores, selecionados na etapa inicial do planejamento. Uma dica aqui é avaliar, no mínimo, três opções de preços antes de fechar o contrato.

Ademais, negocie materiais e produtos em grandes quantidades, uma vez que algumas empresas oferecem descontos por pagamentos antecipados.

Neste tópico, inclua o tempo de programação do evento corporativo, uma vez que taxas podem ser cobradas caso o horário seja excedido.

Disponha as informações em uma planilha

A organização dos dados em uma planilha ajuda a ter um maior controle das informações e custos, auxiliando na realização de cada etapa.

Essa ferramenta também é capaz de ajudar no acompanhamento do tempo de cada etapa, durante os preparativos do evento. 

Assim, é possível se comunicar com as pessoas envolvidas nas equipes de trabalho, organizando, se necessário, um plano B caso algo dê errado.